Ablenkung, Ablenkung, Ablenkung
Wie wäre es, wenn es gut ist?
„Ich wünsche mir eine ungestörte Arbeitsumgebung und möchte nicht ständig von einem Meeting zum nächsten hetzen müssen. Es ist frustrierend, wenn ich nicht mal in Ruhe auf Toilette gehen kann, weil ich sonst wieder zu spät im Meeting oder im nächsten Termin bin. Bislang ist es mir nicht gelungen, ein Zeitmanagement-Tool erfolgreich umzusetzen und ich habe – das können Sie mir glauben – einige ausprobiert.“
Eine der größten Herausforderungen für viele meiner Klienten ist es herauszufinden, wie sie sich konzentrieren können, wenn sie gefühlt ‚Hunderte von Herausforderungen‘ haben. Die VUCA-Welt lässt grüßen. Eine Studie der Next Work Innovation hat 2022 herausgefunden, dass allein 58 Milliarden Euro der Wirtschaft pro Jahr verloren gehen, weil Beschäftigte in wissensintensiven Berufen dauernd in ihrem Arbeitsablauf unterbrochen werden. Durchschnittlich kommt es nach dieser Studie alle vier Minuten zu 15 Unterbrechungen pro Arbeitsstunde. Um sich nach jeder Unterbrechung wieder auf die Arbeit konzentrieren zu können, benötigt eine Person zwischen 15 und 24 Prozent mehr Zeit als üblich, je nach Komplexität der Aufgabe. Dadurch gehen jeden Monat drei volle Arbeitstage verloren, nur aufgrund von Unterbrechungen. Es besteht also Handlungsbedarf – auch für meinen Klienten. Als CFO machte ihm seine mangelnde Effektivität ganz besonders zu schaffen.
Zurück zum Coaching.
Ein Blick in den LPP bringt den CFO auf die Spur:
- Sein hohes Aktivitätsniveau führt dazu, dass er auf der Suche nach ständiger Beschäftigung und einem hohen Energielevel ist – Hektik und ein eng getaktetes Leben entsprechen grundsätzlich seinem Charakter.
- Seine niedrige Ordnungsorientierung macht es ihm schwer, z. B. Zeitmanagement-Tools systematisch und strukturiert in seinen Alltag zu integrieren. Er liebt das ‚kreative Chaos‘. Daraus resultiert auch eine niedrige Disziplinorientierung, die es ihm wiederum schwermacht, fokussiert zu arbeiten.
- Zudem hat er einen hohen Wert bei der Facette ‚Entspanntheit‘ – d.h., er neigt dazu, lästige, unangenehme Tätigkeiten so lange aufzuschieben, wie es irgendwie geht. Dazu gehören (siehe 2.) v.a. auch lästige Zeitmanagement-Tools.
- Als Altruist mit wenig Selbstfürsorge ist er zudem sehr um das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter besorgt – er geht darin auf, wenn er sich um andere kümmern kann.
Und wie komme ich dahin? Selbsterkenntnis ist der erste Weg zur Besserung – wer kennt den Spruch nicht. Als wir die LPP-Ergebnisse gemeinsam durchgehen, hat mein Klient ein ‚Aha-Erlebnis‘ nach dem anderen. Für jede Facette fallen ihm spontan Beispiele aus seinem Alltag ein. Nach zwei Stunden haben wir eine große Sammlung von post-it’s an der Wand – strukturiert nach seinen Charakter-Facetten und Kompetenzen. Anschließend erstellen wir seinen Entwicklungsplan auf Basis der LPP Ergebnisse & seiner Erkenntnisse.
Mein Lernfeld
Hohes Aktivitätsniveau
Was ich lernen kann
Denken, bevor ich handele
Meine Entwicklungsmaßnahme
STOP Technik nutzen bevor ich Emails lese, ans Telefon gehe, auf Chat-Anfragen antworte
Achtsamkeit in meinen Alltag integrieren. Das habe ich bis dahin eher mit Spott betrachtet. Ich habe durch das Coaching gelernt, dass es der Schlüssel für mein hohes Aktivitätsniveau sein kann. Es geht nicht so sehr darum, stundenlang zu meditieren, sondern vielmehr darum, wie ich mich tatsächlich bei der Arbeit verhalte, Tag für Tag, Moment für Moment, während ich arbeite. Es geht darum, dass ich ab sofort Achtsamkeit bei der Arbeit in die Praxis umsetze, in Echtzeit, z. B. während ich in einer Besprechung sitze, auf E-Mails antworte, to do’s erledige oder mit Kollegen interagiere. Meine Achtsamkeitsübung ab sofort: Anstatt meinen Tag auf die übliche Weise zu beginnen – indem ich meine Aufgabenliste abarbeite – breche ich mit meiner alten Gewohnheit und beginne mit einer Achtsamkeitsübung:
Ich nehme mir nur zehn Sekunden Zeit, um dort zu sitzen oder zu stehen, wo ich bin, und im Moment nichts anderes zu tun. Ich nehme einfach meine Erfahrungen wahr (Geräusche, Anblicke, Empfindungen, Gefühle, Gedanken), wie sie ganz natürlich kommen und gehen, aufsteigen und abfallen, ohne dass ich ihnen folgen muss.
Anschließend stürze ich mich wieder in die Hektik meines Tages. Diese 10-Sekunden-Auszeit nehme ich mir mind. 10 x am Tag.
Niedrige Ordnungsorientierung
Disziplinierter und strukturierter arbeiten
- Klare Fokuszeiten in meinen Alltag einbauen und diese konsequent einhalten. Konkret: Fokusblock in meinem Kalender jeden Mo-Mi-Fr Vormittag von 10-12. Geduld bei der Umsetzung und nachhaltig.
Fokusblock = Emails, WhatsApp, Teamschat konsequent ausschalten; Telefon auf Flugmodus Geduld = Wenn Blockzeiten zu Beginn noch nicht möglich – nach und nach meinen Kalender ‚aufschlauen‘; d.h., erste Möglichkeit für freien Block wählen und ab dann Serientermin einstellen. - Meinen Schreibtisch aufräumen. Mein Gehirn wird direkt von den Dingen beeinflusst, die sich vor oder direkt neben mir befinden. Da mein Schreibtisch aussieht, als wäre er gerade von einem Sturm heimgesucht worden und alles durcheinander ist, fühle ich mich abgelenkt und verloren. Ich habe gelernt, dass mein Schreibtisch ein Spiegelbild meiner Gewohnheiten und meiner Persönlichkeit ist. Stimmt absolut. Mein Ziel ist deshalb: Einen sauberen und aufgeräumten Arbeitsplatz zu haben, das kostet tatsächlich nur wenig Zeit (und viel Überwindung), kann aber einen großen Einfluss darauf haben, dass ich konzentriert bleibe und meine Produktivität steigere.
Entspanntheit
Lästige Dinge zuerst machen
Meine Entspanntheit führt dazu, dass ich alles aufschiebe. Ich habe verstanden, dass es mit dem
Aufschieben ist wie mit einer Kreditkarte: Es macht so lange Spaß, bis man die Rechnung bekommt. . Das Problem bei meiner Aufschieberitis ist, dass sie kein Ende hat. Ich verschiebe besonders die lästigen Dinge immer wieder auf morgen – auch wenn sie heute fällig waren. Das ist dann immer in meinem Hinterkopf – deshalb fällt es mir schwer, mich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.
Um mich selbst vom Aufschieben abzuhalten, haben wir im Coaching festgelegt, Aufgaben in Timeboxen zu packen. Ich liebe es, Dinge abzuhaken, die ich erledigt habe.
‚Eat the frog‘ – jeden Morgen drei Tätigkeiten machen / erledigen, die mir lästig sind.
Altruismus
Mehr Selbstfürsorge
Nein sagen lernen. 1. Schritt: Aufgaben, die nicht in meinen Bereich fallen, ablehnen. Grundregel beachten: Hinter jedem Nein muss ein glühendes Ja stehen. Dazu muss ich v.a. mein Smartphone während der Fokuszeiten ausschalten, denn hierüber kommen die meisten Bitten von Kollegen. Es ist tatsächlich mein größter Feind bei der Arbeit. Ständige Pieptöne, Whatsapp-Nachrichten und Emails lenken mich ab und führen letztendlich nur dazu, dass immer wieder in meiner Arbeit unterbrochen werde.
Im Coaching haben wir zudem besprochen, dass wann immer wir unser Telefon auf dem Tisch liegen sehen, wir den Drang verspüren, es in die Hand zu nehmen und zu überprüfen, wer was auf seinen Konten in den sozialen Netzwerken aktualisiert hat. Laut einer Umfrage verbringt ein durchschnittlicher Büroangestellter 56 Minuten pro Tag damit, sein
So, Handy vom Tisch genommen!!!!!
Smartphone für nicht-berufliche Aktivitäten zu nutzen. Klar ist, dass die Smartphones viel Energie aufbrauchen und Produktivität zunichte machen.
Der CFO integrierte die Maßnahmen aus dem Entwicklungsplan Schritt für Schritt in seinen Alltag. Begleitet von mir von dem wöchentlichen ‚Action-Reflection-Prozess‘ auf der Coachingplattform CleverMemo, der in jedem meiner Coachingprozesse integriert ist. Dieses Dranbleiben – das ‚unterstützt werden‘ beim täglichen TUN ist der Schlüssel zum Erfolg.
